HR v USA – Najímání a správa zaměstnanců

Ještě než svého prvního zaměstnance vůbec najmete, je potřeba splnit několik věcí. Zaprvé se ujistěte, že máte přidělené identifikační číslo zaměstnavatele, tzv. EIN (Employer Identification Number). Je také nutné vyplnit přihlášky k několika různým typům daní:

Co se daní týče, měli byste všechny daňové záznamy o svých zaměstnancích uchovávat šest let, v některých případech i déle.

Abyste našli toho správného zaměstnance, je v první řadě potřeba jasně popsat nabízenou pracovní pozici. K samotnému hledání pak můžete využít třeba profesní stránky. Těch je opravdu hodně, mezi populární patří Craigslist, LinkedIn nebo Indeed.

Nové pracovníky můžete získat i na doporučení stávajících zaměstnanců. V tzv. referral programu jim nabídnete odměnu za kontakt na kandidáta a odměnu zaměstnanci vyplatíte, pokud jím doporučený člověk do firmy nastoupí.

Když během hledání narazíte na zajímavé kandidáty, většinou s nimi pak probíhá osobní pohovor. Tím ale Vaše práce často nekončí. Ještě před finálním najmutím se provádí tzv. background check zaměstnance. To znamená, že si žadatele o práci zkontrolujete napříč různými federálními i státními databázemi. Cílem je potvrdit si jeho bezúhonnost. Tento krok nepodceňujte, je opravdu velmi důležitý pro bezpečnost Vaší firmy, zaměstnanců i zákazníků. V některých odvětvích podnikání je dokonce povinný. Stejně tak je v některých oborech nutné získat od zaměstnance osvědčení o oprávnění k práci nebo prokázání negativních testů na drogy.

Jako zaměstnavatel si také musíte ověřit, že má žadatel o práci povolení pracovat v USA. Je totiž povinností zaměstnavatele zajistit, aby měli jeho zaměstnanci oprávnění v zemi legálně pracovat. Nejde ale o nic složitého, ve většině případů to vyřeší vyplnění formuláře I-9 (Employment Eligibility Verification).

Jakmile zaměstnance najmete, a to i pokud ho najmete opětovně, je potřeba ho nahlásit na úřad práce daného státu. Požadavky na to se mezi jednotlivými státy liší a také se často upravují, proto je dobré si podmínky ověřit ve chvíli nahlašování nových zaměstnanců.

Dále také musíte pro každého zaměstnance zajistit pojištění pro případ pracovního úrazu nebo nemoci z povolání, tzv. Workers Compensation. I tady jsou podmínky v každém státě jiné. Časté je i pojištění za způsobenou škodu. Tím ale výčet nekončí. Druhů pojištění, které můžete ve vztahu ke svým zaměstnancům řešit, je opravdu hodně.

Obecně je oblast pojištění, správa zaměstnanců a HR v USA velmi důležité. Vyplatí se velmi dbát na správně nastavené HR procesy a kvalitně zpracované pracovní smlouvy. Chráníte tak svou firmu v případě jakýchkoliv problémů. V USA je běžné, že se lidé z nejrůznějších důvodů soudí se svými bývalými zaměstnavateli. Proto byste měli komunikaci se zaměstnanci o potenciálně rizikových tématech, jako je ukončení pracovního poměru, placení přesčasů nebo úroveň zaměstnaneckých benefitů, svěřit zkušenému HR zaměstnanci nebo externí firmě.

Co se právních otázek týče, nabízíme našim klientům právní poradenství v USA. Specialisté, se kterými spolupracujeme, Vám pomůžou s přípravou pracovních smluv pro zaměstnance, s řešení škod způsobených zaměstnancem nebo třeba s rozvázáním pracovní smlouvy.

Mzdy se ve Spojených státech vyplácejí většinou každé dva týdny. Dříve se výplaty zpracovávaly ručně a i dnes je tento způsob pořád ještě poměrně rozšířený, přestože je velmi zdlouhavý a nákladný. Celý proces můžete zautomatizovat, pokud ho svěříte do rukou specializovaných služeb. Ty zahrnují měření odpracovaných hodin, výpočet daní, správu veškerých pojištění a dalších zaměstnaneckých benefitů i rozeslání výplat formou šeků nebo elektronických plateb.